Smartsheet et Pneumatic adoptent des approches très différentes de la gestion des opérations. Smartsheet propose une interface de feuille de calcul familière et vous permet d'organiser votre travail sous forme de projets. Pneumatic met l'accent sur les workflows séquentiels.
Et si je vous disais que vous pourriez gérer vos projets dans Excel? Et ce n’est pas une blague; la seule réserve est que cela vous prendrait probablement beaucoup de temps pour écrire tous les scripts dont vous auriez besoin pour que cela se produise.
Heureusement, les gens futés de Smartsheet ont déjà écrit tous ces scripts et ont rendu la solution disponible sous forme de plateforme SaaS qui ressemble et se sent comme votre application de tableur familière mais offre tout un tas de fonctionnalités supplémentaires pour en faire un puissant outil de gestion de projet.
Enfin, puissant dans une certaine mesure : le plus grand argument de vente de Smartsheet est qu’il s’agit essentiellement d’une application de tableur en ligne avec un tas de fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent de l’utiliser pour configurer et gérer des projets en créant des tâches, des sous-tâches, en fixant des délais pour celles-ci et en suivant leur avancement, le tout dans un format de tableur familier.
La plus grande faiblesse est que c’est, eh bien, essentiellement, un tableur avec tous les inconvénients associés.
Les flux de travail dans Smartsheet sont un type d’automatisation où vous configurez un déclencheur et une chaîne d’événements que le système exécutera pour vous en réponse au déclencheur dans le contexte de votre plan de projet. Ces flux de travail peuvent être assez complexes et peuvent même inclure des conditions mais l’accent est mis sur la notification des membres de l’équipe et/ou le changement du contenu/formatage de cellules spécifiques.
Pneumatic n’est pas un simple tableur. C’est une application complètement différente construite autour de la puissante métaphore des procédures opérationnelles standard d’une chaîne de montage que vous pouvez exécuter plusieurs fois pour l’attribution automatique de tâches et le suivi en temps réel de leur avancement.
Il y a une petite courbe d’apprentissage avec l’interface et comprendre ce qui se passe réellement, voir comment tout le travail acharné se passe en coulisses.
Pneumatic est un système que vous configurez pour qu’il puisse ensuite gérer toutes les opérations quotidiennes pour vous. Il n’est pas nécessaire de tout voir tout le temps car vous ne voyez toujours que ce que vous devez voir, ni plus ni moins.
Dans Pneumatic, vous configurez une collection de procédures opérationnelles standard (alias modèles de flux de travail) en définissant les étapes pour chaque SOP et en décrivant les tâches de chaque étape. Une fois qu’elles sont toutes définies, plusieurs instances de chacune peuvent être lancées dans le système : ce sont vos flux de travail. Lorsqu’un flux de travail est lancé, Pneumatic commence à attribuer des tâches aux exécutants dans la séquence définie dans le SOP sous-jacent.
D’abord, les tâches de l’étape un sont assignées; une fois celles-ci terminées, le flux de travail passe à l’étape suivante, et ainsi de suite. Pneumatic gère toutes les questions logistiques du transfert du flux de travail d’une équipe à l’autre.
Chacun de vos membres de l’équipe a sa propre liste de tâches : ils ne voient que les tâches sur lesquelles ils sont censés travailler actuellement. Une tâche peut être terminée ou renvoyée à l’étape précédente; c’est tout : zéro distractions et concentration extrême.
Pendant ce temps, le responsable des opérations en charge de SOP spécifiques voit tous les flux de travail lancés à partir de ces SOP sur le tableau de bord et peut facilement suivre leur progression et prendre d’autres mesures comme prioriser des flux de travail ou des tâches spécifiques.
Comparer Pneumatic et Smartsheet, c’est un peu comme comparer des pommes et des oranges.
Smartsheet est conçu pour la gestion de projet ‘‘pratique’’ avec un accent sur les petits projets simples. Sa plus grande force est la facilité avec laquelle un utilisateur novice peut assembler un projet dans un format de tableur familier. Sa plus grande faiblesse est qu’il peut rapidement devenir difficile à gérer pour les grands projets avec de nombreuses composantes en mouvement.
Utiliser Smartsheet pour la gestion des flux de travail revient à utiliser Excel comme système de gestion de base de données : avec suffisamment de détermination, vous pouvez certainement y arriver, mais ce ne sera pas beau à voir.
Et bien que, comme mentionné ci-dessus, Smartsheet ait des ‘‘flux de travail’’, ceux-ci sont un animal très différent des flux de travail de Pneumatic : il n’y a pas de transfert de processus d’une équipe à une autre en tant que tel, les flux de travail de Smartsheet sont, essentiellement, des scripts d’automatisation de tableur qui s’exécutent en réponse à des déclencheurs configurés par l’utilisateur pour apporter des modifications au projet (ou à sa mise en forme) et/ou pour notifier des utilisateurs spécifiques de l’événement.
Pneumatic est conçu en gardant à l’esprit l’échelle et la complexité, mettant l’accent sur des processus séquentiels reproductibles qui peuvent produire de la valeur de manière fiable encore et encore.
Il y a une petite courbe d’apprentissage au début, en voyant comment vous devez comprendre des concepts comme les modèles de flux de travail et les flux de travail, mais une fois que vous l’avez compris, il est impossible de revenir en arrière aux tableurs car il devient impossible de résister à l’appel de sirène des possibilités illimitées.
Et elles sont illimitées, voyant comment, contrairement au modèle de tarification traditionnel par utilisateur par mois de Smartsheet, Pneumatic facture des frais mensuels fixes indépendamment du nombre d’utilisateurs que vous ajoutez au système.
