Découvrez les différentes façons dont vous pouvez gérer les tâches et les opérations : la gestion manuelle des tâches fonctionne pour les petites équipes mais les grandes entreprises gérant de gros volumes de tâches ont besoin d'une approche basée sur un flux de travail plus évolutive, que l'on trouve dans Pneumatic.
Lundi offre une plateforme complète aux particuliers et aux petites équipes cherchant à rationaliser leur gestion des tâches. Son attrait réside dans son interface conviviale, sa polyvalence et ses diverses options d’affichage des tâches ; les tâches peuvent être affichées sous forme de tableau classique, d’un tableau Kanban ou même d’un diagramme de Gantt.
Créer plusieurs tableaux avec de nombreuses tâches est un jeu d’enfant, tout comme organiser ces tâches en groupes distincts. Pour la collaboration d’équipe, les tâches peuvent être assignées à des membres individuels, qui peuvent ensuite mettre à jour le statut de la tâche ou la déplacer entre les groupes selon les besoins.
Ces groupes peuvent également être utilisés pour planifier les tâches. Par exemple, vous pourriez désigner un groupe pour les tâches de la semaine en cours et un autre pour la semaine suivante, et ainsi de suite.
En essence, Monday offre un environnement hautement interactif qui garantit une gestion efficace des tâches, à condition que le volume des tâches ne augmente pas trop rapidement.
L’inconvénient de Monday est que c’est essentiellement un outil basé sur le cloud pour la gestion manuelle des tâches. Bien sûr, vous avez de belles vues sur vos tâches et vous pouvez les organiser en groupes et les assigner à des personnes, mais toutes ces actions sont effectuées manuellement.
De plus, une fois que vous créez vos tableaux et ajoutez des personnes, tous les membres de l’équipe ajoutés à un tableau spécifique voient l’ensemble du tableau car ils doivent pouvoir y accéder, changer le statut de leur tâche ou la déplacer vers un autre groupe.
Cette approche a du sens pour les petites équipes qui ne gèrent qu’un nombre limité de tâches à la fois, mais à mesure que le nombre de personnes dans votre équipe augmente et que le nombre de tâches qu’elles gèrent augmente, les tableaux du lundi deviennent rapidement un désordre difficile à naviguer où suivre la progression d’une tâche spécifique peut devenir un défi insurmontable.
L’approche informelle et pratique qui fonctionne très bien pour les entrepreneurs solos et les petites équipes explose rapidement lorsque vous ajoutez de nouvelles personnes à votre organisation et que vos processus deviennent plus complexes.
En revanche, Pneumatic offre une approche plus structurée en organisant les tâches en workflows séquentiels. Le but final est de donner à chaque membre de l’équipe son propre ensemble de tâches personnalisé, afin qu’ils puissent le parcourir, en se concentrant uniquement sur ce qui nécessite leur attention immédiate. Ils n’ont pas à se soucier du statut qu’ils doivent attribuer à leur tâche ou du groupe dans lequel ils doivent la déplacer pour la faire passer à la prochaine étape, tout ce qu’ils doivent faire est de compléter chaque tâche dans leur ensemble. Dès qu’ils le font, la tâche disparaît de leur ensemble.
Le reste est géré par la magie de Pneumatic : en fonction de la configuration du gestionnaire des opérations, le workflow passe à l’étape suivante, attribuant les tâches suivantes aux membres de l’équipe concernés qui sont les prochains dans la file.
Pneumatic organise le travail en processus d’assemblage pouvant être exécutés maintes et maintes fois pour obtenir des résultats prévisibles à chaque fois tout en réduisant la charge mentale globale des équipes puisqu’elles n’ont plus à gérer manuellement la passation des processus d’un groupe de performers à un autre.
Monday est comme un petit atelier où tout le monde est dans la même pièce et sait ce qui se passe, alors que Pneumatic est comme une grande usine où tout le monde a sa place assignée où ils réalisent leur travail spécifique tandis que le flux de travail global est organisé à un niveau supérieur.
Pneumatic et Monday vous permettent de commencer petit et de construire vos processus de manière progressive à partir de zéro. La différence est qu’avec Pneumatic, vous pouvez continuer à les développer jusqu’à un niveau de complexité arbitraire car Pneumatic vous évitera toute cette complexité supplémentaire, alors qu’avec Monday, vous devrez faire face à cette complexité supplémentaire de front.
| Monday | Pneumatic | |
|---|---|---|
| Visibilité des tâches | Les tâches sont toujours visibles dans le tableau principal et dans différents affichages, y compris leur statut, leurs délais, etc. | Les tâches n’apparaissent dans la file que lorsqu’elles sont prêtes à être traitées, améliorant la focalisation et réduisant le désordre. |
| Description des tâches | Les tâches peuvent être décrites de n’importe quelle manière possible, et des fichiers et d’autres données peuvent être ajoutés à chaque tâche. Cependant, lorsqu’un trop grand nombre de propriétés est ajouté à une tâche, les utilisateurs doivent faire beaucoup de défilement horizontal pour tout voir, ce qui fait que certaines informations risquent de ne jamais être vues par personne. | Les descriptions de tâches sont personnalisées et spécifiques, assurant une clarté sur ce qui doit être fait à l’instant présent. |
| Gestion des tâches | Les tâches doivent être déplacées manuellement entre les groupes par les membres de l’équipe. Les statuts des tâches sont également modifiés manuellement. Ce processus ad-hoc peut entraîner de la confusion et une mauvaise gestion. | Les tâches ne peuvent être ajoutées à une file que lorsque tous les éléments nécessaires à leur achèvement réussi sont fournis, maintenant l’ordre et garantissant la préparation. |
| Achèvement des tâches | La nécessité de déplacer manuellement les tâches et de changer leurs statuts peut entraîner de la frustration et de l’inefficacité, surtout si des données importantes manquent. | Une définition claire de l’achèvement des tâches, accompagnée de résultats exécutoires, réduit les chances que les tâches soient renvoyées, augmentant ainsi le taux global d’achèvement des tâches. |
| Processus d’affaires séquentiel | Les groupes peuvent représenter des étapes d’un processus, mais la séquence exacte des étapes ne peut pas être imposée. Le déplacement manuel des tâches entre les groupes et la modification manuelle des statuts sont des processus sujets aux erreurs qui peuvent entraîner de la confusion et une représentation obsolète en contexte d’équipes importantes gérant de grands nombres de tâches. | Il existe une séquence d’étapes clairement définie et contraignante. Les tâches se déplacent automatiquement entre les étapes en fonction de scénarios prédéfinis, épargnant aux utilisateurs la peine de décider quelle étape vient ensuite ou où renvoyer une tâche. Lorsqu’une tâche est terminée, elle passe automatiquement à son prochain stade pertinent, assurant efficacité et précision. |
