Comment changer les flux de travail ?

Workflows sont conçus pour automatiser les processus commerciaux et les rendre plus efficaces. Cependant, à mesure que votre entreprise évolue, vos workflows peuvent nécessiter des ajustements pour refléter les changements dans votre environnement commercial. Dans ce billet de blog, nous expliquerons comment mettre à jour vos workflows.

Comprendre les modèles de workflow

Tous les workflows sont basés sur des modèles de workflow. Un modèle de workflow est un plan détaillé des étapes à suivre dans un workflow, des équipes ou des personnes à qui chaque étape est assignée, et des informations transmises d’une étape à une autre dans le workflow. Pour changer la manière dont un workflow fonctionne, vous devrez modifier le modèle sur lequel le workflow est basé.

Modifier les modèles de workflow

Vous modifiez les modèles de workflow dans la section Modèles de Pneumatic. Lors de la modification d’un modèle de workflow, vous pouvez ajouter ou supprimer des étapes, ajouter ou supprimer des variables de workflow, ou changer les intervenants assignés à des étapes spécifiques. De plus, vous pouvez également permettre aux workflows d’être complétés à n’importe quelle étape ou spécifier qu’une étape spécifique nécessite l’achèvement par tous les intervenants qui y sont assignés.

Ajouter ou supprimer des étapes

Lors de l’ajout ou de la suppression d’étapes, il est important de considérer l’impact des changements sur l’ensemble du workflow. N’oubliez pas que lorsqu’un modèle est activé après avoir été modifié, les changements s’appliquent immédiatement à tous les workflows en cours basés sur le modèle. Cela signifie que si vous supprimez une étape, certaines tâches qui ont été assignées à des personnes peuvent disparaître.

Ajouter ou supprimer des variables de workflow

Les variables de workflow sont utilisées pour transmettre des informations d’une étape à l’autre. Si vous ajoutez ou supprimez des variables de workflow, assurez-vous que les variables sont nécessaires et qu’elles sont utilisées de manière significative. Si vous supprimez des variables, assurez-vous que leur suppression ne entraînera pas une perte de données catastrophique.

Changer les intervenants assignés à des étapes spécifiques

Si vous avez besoin de changer les intervenants assignés à des étapes spécifiques, assurez-vous que les nouveaux intervenants possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour accomplir les tâches qui leur sont assignées. De plus, assurez-vous que les nouveaux intervenants sont au courant des changements dans le workflow et qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités. Dans Pneumatic, vous pouvez également ajouter des intervenants aux tâches dans les workflows en cours de manière dynamique.

Permettre aux workflows d’être complétés à n’importe quelle étape

Certains processus commerciaux peuvent être complétés à n’importe quelle étape, mais d’autres non; assurez-vous qu’il n’y a pas de conséquences non intentionnelles si des workflows d’un type spécifique sont terminés prématurément.

Achèvement par tous

Si vous spécifiez qu’une étape spécifique nécessite l’achèvement par tous les intervenants qui y sont assignés, assurez-vous que les intervenants sont conscients de l’exigence et qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités. De plus, assurez-vous qu’il n’y a pas de retards dans le workflow en raison de cette exigence. Notez également que si vous prévoyez d’ajouter dynamiquement des intervenants aux tâches, il est préférable d’inclure l’exigence d’achèvement par tous dans toutes les tâches.

Résumé

Vous modifiez les workflows en modifiant le modèle sur lequel ils sont basés. Dans Pneumatic, la modification des modèles est un processus simple. Cependant, vous devez agir avec prudence lorsque vous apportez des changements et mettez à jour vos workflows pour vous assurer que vos modifications ne perturbent pas vos processus commerciaux.