Gestion de documents

Le modèle de workflow comprend les étapes suivantes

Formulaire de lancement

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Étape 1 — Soumission de l'exigence du document

Le membre de l'équipe soumet l'exigence du document.

Date d'échéance

Conditions

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Étape 2 — Approbation du document

L'exigence du document est envoyée pour approbation.

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Étape 3 — Génération du document

Une fois approuvé, le document est généré.

Date d'échéance

Conditions

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Étape 4 — Gestion du document

Le document est déplacé vers la phase de gestion, où il reste jusqu'à sa date d'expiration.

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Étape 5 — Expiration et Renouvellement du document

Lorsque le document expire, la carte est déplacée vers la phase des documents expirés, et une nouvelle demande est générée.

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Intégrations

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Ce modèle de workflow peut être utilisé tel quel ou modifié, augmenté et étendu. Vous pouvez supprimer les étapes dont vous n’avez pas besoin ou ajouter des étapes spécifiques aux opérations de votre entreprise.

Le but de la gestion documentaire

Le processus de gestion documentaire est une partie intégrante de toute organisation. Il est conçu pour gérer la création, l’approbation et le stockage de tous les documents dans un seul outil. Cela assure non seulement la cohérence et la précision, mais améliore également l’efficacité et la productivité.

Le processus commence par une exigence de document d’un membre de l’équipe. Cette exigence est ensuite envoyée pour approbation, garantissant que tous les contrôles nécessaires sont en place. Une fois approuvé, le document est généré et déplacé vers la phase de gestion. Cette phase est cruciale car c’est là que le document restera jusqu’à sa date d’expiration.

La gestion documentaire permet également de mettre à jour et de modifier les documents selon les besoins. Cette flexibilité garantit que le document reste pertinent et à jour. De plus, de nouveaux documents peuvent être attachés, et tous les changements sont enregistrés dans la carte, offrant un historique clair et concis du cycle de vie du document.

Enfin, lorsque le document expire, la carte est déplacée vers la phase des documents expirés, et une nouvelle demande est générée. Cela garantit que tous les documents sont actuels et pertinents, réduisant le risque d’utilisation d’informations obsolètes.

En conclusion, le processus de gestion documentaire est un outil robuste et efficace pour gérer tous les documents au sein d’une organisation. Il assure la cohérence, la précision et l’efficacité, en faisant un atout inestimable pour toute équipe.

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