Smartsheet und Pneumatic verfolgen sehr unterschiedliche Ansätze im Operations Management. Bei Smartsheet erhalten Sie eine vertraute Spreadsheet-Oberfläche und organisieren Ihre Arbeit als Projekte. Pneumatic legt den Schwerpunkt auf sequentielle Workflows.
Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Sie Ihre Projekte in Excel verwalten können? Kein Scherz; das einzige Problem ist, dass es wahrscheinlich sehr lange dauern würde, alle Skripte zu schreiben, die Sie dafür benötigen würden.
Zum Glück haben die schlauen Köpfe bei Smartsheet all diese Skripte bereits geschrieben und die Lösung als SaaS-Plattform zur Verfügung gestellt, die aussieht und sich anfühlt wie Ihre vertraute Spreadsheet-App, aber mit einer Menge Extras ausgestattet ist, um sie in ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool zu verwandeln.
Nun, leistungsstark bis zu einem gewissen Grad: Der größte Verkaufsargument von Smartsheet ist, dass es im Grunde eine Online-Spreadsheet-App mit einer Reihe zusätzlicher Funktionen ist, die es Ihnen ermöglichen, Projekte einzurichten und zu verwalten, indem Sie Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, Fristen festlegen und ihren Fortschritt verfolgen, alles in einem vertrauten Spreadsheet-Format.
Die größte Schwäche ist, dass es im Wesentlichen ein Spreadsheet ist, mit all der damit verbundenen Ungeschicklichkeit.
Workflows in Smartsheet sind eine Art Automatisierung, bei der Sie einen Auslöser konfigurieren und eine Ereigniskette, die das System als Reaktion auf den Auslöser im Rahmen Ihres Projektplans ausführen wird. Diese können recht komplex sein und sogar Bedingungen enthalten, aber der Schwerpunkt liegt darauf, Teammitglieder zu benachrichtigen und/oder den Inhalt/die Formatierung bestimmter Zellen zu ändern.
Pneumatic ist kein Spreadsheet. Es ist eine völlig andere Art von App, die um die mächtige Metapher der Fließband-Standardbetriebsverfahren herumgebaut ist, von denen Sie mehrere Instanzen für die automatische Aufgabenzuweisung und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung ausführen können.
Es gibt eine gewisse Lernkurve bei der Schnittstelle und das Verständnis, was eigentlich vor sich geht, zu verstehen, da alle wichtigen Abläufe im Hintergrund passieren.
Pneumatic ist ein System, das Sie so einrichten, dass es dann für Sie das tägliche Operationsmanagement übernehmen kann. Es besteht keine Notwendigkeit, jederzeit alles zu sehen, weil Ihnen immer genau das angezeigt wird, was Sie sehen müssen, nicht mehr und nicht weniger.
In Pneumatic richten Sie eine Sammlung von Standardbetriebsverfahren (auch bekannt als Workflow-Vorlagen) ein, indem Sie die Schritte für jedes SOP definieren und die Aufgaben in jedem Schritt beschreiben. Sobald alles eingerichtet ist, können mehrere Instanzen davon im System gestartet werden: Dies sind Ihre Workflows. Wenn ein Workflow gestartet wird, beginnt Pneumatic damit, Aufgaben in der in der zugrundeliegenden SOP definierten Reihenfolge den Ausführenden zuzuweisen.
Zuerst werden die Aufgaben des ersten Schrittes zugewiesen; sobald diese abgeschlossen sind, geht der Workflow zum nächsten Schritt über und so weiter. Pneumatic kümmert sich um die gesamte Logistik der Übergabe des Workflows von einem Team zum nächsten.
Jedes Ihrer Teammitglieder erhält seinen eigenen Aufgaben-Bucket: Sie sehen nur die Aufgaben, an denen sie gerade arbeiten sollen. Eine Aufgabe kann abgeschlossen oder zum vorherigen Schritt zurückgegeben werden; das war’s: null Ablenkungen und extreme Fokussierung.
Inzwischen kann der Operationsmanager, der für bestimmte SOPs verantwortlich ist, alle Workflows sehen, die von diesen SOPs auf dem Dashboard gestartet wurden, und kann leicht ihren Fortschritt verfolgen und andere Maßnahmen ergreifen, wie das Priorisieren bestimmter Workflows oder Aufgaben.
Pneumatic und Smartsheet zu vergleichen ist ein bisschen so, als würde man Äpfel mit Birnen vergleichen.
Smartsheet ist für das ‘hands-on’ Projektmanagement konzipiert, mit Schwerpunkt auf kleine, unkomplizierte Projekte. Seine größte Stärke liegt in der Leichtigkeit, mit der ein Anfänger ein Projekt im vertrauten Spreadsheet-Format zusammenstellen kann. Seine größte Schwäche ist, dass es für große Projekte mit vielen beweglichen Teilen schnell unhandlich werden kann.
Smartsheet für das Workflow-Management zu verwenden ist ähnlich, wie Excel als Datenbankmanagementsystem zu verwenden: Mit genügend Entschlossenheit können Sie das sicherlich bewerkstelligen, aber es wird nicht hübsch sein.
Und während, wie oben erwähnt, Smartsheet durchaus ‘Workflows’ hat, sind diese eine ganz andere Bestie als Pneumatic Workflows: Es gibt keine solche Übergabe von Prozessen von Team zu Team, Smartsheet-Workflows sind im Wesentlichen Spreadsheet-Automatisierungsskripte, die auf benutzerkonfigurierte Auslöser reagieren, um Änderungen am Projekt (oder dessen Formatierung) vorzunehmen und/oder bestimmte Benutzer über das Ereignis zu benachrichtigen.
Pneumatic ist mit Blick auf Skalierung und Komplexität konzipiert, mit Schwerpunkt auf sequentiellen, wiederholbaren Prozessen, die zuverlässig immer wieder Wert schaffen können.
Am Anfang steht eine gewisse Lernkurve, weil Sie Konzepte wie Workflow-Vorlagen und Workflows verstehen müssen, aber sobald Sie es verstehen, gibt es kein Zurück mehr zu Spreadsheets, da es unmöglich wird, dem Sirenengesang der unbegrenzten Möglichkeiten zu widerstehen.
Und diese sind unbegrenzt, weil, anders als bei Smartsheets traditionellem Preismodell pro Benutzer pro Monat, Pneumatic eine pauschale monatliche Gebühr berechnet, unabhängig davon, wie viele Benutzer Sie in das System aufnehmen.
