Entdecken Sie die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie Aufgaben und Abläufe verwalten können: Manuelles Aufgabenmanagement eignet sich für kleine Teams, aber große Unternehmen, die große Mengen an Aufgaben bewältigen müssen, benötigen einen skalierbareren, workflowbasierten Ansatz, wie ihn Pneumatic bietet.
Monday bietet eine umfassende Plattform für Einzelpersonen und kleine Teams, die ihr Aufgabenmanagement optimieren möchten. Seine Attraktivität liegt in seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, Vielseitigkeit und verschiedenen Aufgabenansichtsoptionen; Aufgaben können als herkömmliche Tabelle, als Kanban-Board oder sogar als Gantt-Diagramm angezeigt werden.
Das Erstellen mehrerer Boards mit zahlreichen Aufgaben ist ein Kinderspiel, ebenso wie das Organisieren dieser Aufgaben in verschiedene Gruppen. Zur Teamzusammenarbeit können Aufgaben einzelnen Mitgliedern zugewiesen werden, die dann den Status der Aufgabe aktualisieren oder sie bei Bedarf innerhalb der Gruppen verschieben.
Diese Gruppen können auch zur Planung von Aufgaben verwendet werden. So könnten Sie beispielsweise eine Gruppe für die Aufgaben der aktuellen Woche und eine andere für die folgende Woche usw. festlegen.
Im Wesentlichen bietet Monday eine hochinteraktive Umgebung, die ein effektives Aufgabenmanagement gewährleistet, solange das Aufgabenvolumen nicht zu schnell wächst.
Der Nachteil von Monday besteht darin, dass es im Grunde genommen ein cloudbasiertes Werkzeug für manuelles Aufgabenmanagement ist. Sicher, Sie haben einige nette Ansichten auf Ihre Aufgaben und Sie können sie in Gruppen organisieren und Personen zuweisen, aber all diese Aktionen werden manuell ausgeführt.
Darüber hinaus können, sobald Sie Ihre Boards erstellt und Personen hinzugefügt haben, alle Teammitglieder, die zu einem bestimmten Board hinzugefügt wurden, das gesamte Board sehen, weil sie in der Lage sein müssen, hineinzugehen, den Status ihrer Aufgabe zu ändern oder sie in eine andere Gruppe zu verschieben.
Dieser Ansatz macht Sinn für kleine Teams, die nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, aber sobald die Anzahl der Personen in Ihrem Team und die Anzahl der von ihnen bearbeiteten Aufgaben steigen, werden Monday Boards schnell zu einem schwer zu navigierenden Durcheinander, in dem das Nachverfolgen des Fortschritts bei einer bestimmten Aufgabe zu einer unüberwindbaren Herausforderung werden kann.
Der informelle, hands-on Ansatz, der für Solopreneure und kleine Teams sehr gut funktioniert, explodiert Ihnen im Gesicht, sobald Sie neue Leute zu Ihrer Organisation hinzufügen und Ihre Prozesse komplexer werden.
Im Gegensatz dazu bietet Pneumatic einen strukturierteren Ansatz, indem Aufgaben in sequenzielle Workflows organisiert werden. Das Endziel ist es, jedem Teammitglied seinen eigenen personalisierten Aufgabenbereich zu geben, damit es sich darauf konzentrieren kann, was seine unmittelbare Aufmerksamkeit erfordert. Sie müssen nicht darüber nachdenken, welchen Status sie ihrer Aufgabe ändern sollten oder in welche Gruppe sie sie verschieben müssen, um sie an die nächste Stufe zu übergeben, alles, was sie tun müssen, ist, jede Aufgabe im Bereich abzuschließen. Sobald sie das tun, verschwindet die Aufgabe aus ihrem Bereich.
Der Rest wird von der Magie von Pneumatic erledigt: Basierend auf der Konfiguration des Operations Managers geht der Workflow zur nächsten Stufe über und weist die nachfolgenden Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zu, die als nächstes in der Pipeline stehen.
Pneumatic organisiert die Arbeit in Fließbandprozesse, die immer wieder durchgeführt werden können, um jedes Mal vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen, während die mentale Belastung der Teams insgesamt reduziert wird, da sie sich nicht mehr manuell mit der Übergabe von Prozessen von einer Gruppe von Ausführenden zur anderen befassen müssen.
Monday ist wie eine kleine Werkstatt, in der jeder im selben Raum ist und jeder weiß, was vor sich geht, während Pneumatic wie eine große Fabrik ist, in der jeder seinen zugewiesenen Platz hat, an dem er seine spezifische Arbeit erledigt, während der allgemeine Arbeitsfluss auf einer höheren Ebene organisiert wird. Sowohl Pneumatic als auch Monday lassen Sie klein anfangen und Ihre Prozesse von Grund auf inkrementell aufbauen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie mit Pneumatic diese Prozesse auf eine beliebige Komplexitätsstufe ausbauen können, weil Pneumatic all diese zusätzliche Komplexität aus dem Weg räumt, während Sie in Monday mit der zusätzlichen Komplexität direkt konfrontiert werden.
| Monday | Pneumatic | |
|---|---|---|
| Sichtbarkeit der Aufgabe | Aufgaben sind immer sichtbar in der Haupttabelle und in verschiedenen Ansichten, einschließlich ihres Status, Fristen usw. | Aufgaben erscheinen nur in der Warteschlange, wenn sie zur Bearbeitung bereit sind, was den Fokus erhöht und Unordnung reduziert. |
| Aufgabenbeschreibung | Aufgaben können auf jede erdenkliche Weise beschrieben werden, zudem können Dateien und andere Daten zu jeder Aufgabe hinzugefügt werden. Wenn jedoch zu viele Eigenschaften zu einer Aufgabe hinzugefügt werden, müssen die Benutzer viel horizontal scrollen, um alle zu sehen, so dass einige Informationen möglicherweise nie von jemandem gesehen werden. | Aufgabenbeschreibungen sind personalisiert und spezifisch, was Klarheit darüber schafft, was im Moment getan werden muss. |
| Aufgabenmanagement | Aufgaben müssen von den Teammitgliedern manuell zwischen den Gruppen verschoben werden. Auch der Status der Aufgaben wird manuell geändert. Dieser ad-hoc-Prozess kann zu Verwirrung und schlechter Verwaltung führen. | Aufgaben können nur dann zu einer Warteschlange hinzugefügt werden, wenn alle erforderlichen Elemente für eine erfolgreiche Bearbeitung bereitgestellt sind, was für Ordnung sorgt und die Einsatzbereitschaft gewährleistet. |
| Aufgabenerfüllung | Die Notwendigkeit, Aufgaben manuell zu verschieben und ihren Status zu ändern, kann zu Frustration und Ineffizienz führen, insbesondere wenn wichtige Daten fehlen. | Eine klare Definition der Aufgabenerfüllung, zusammen mit durchsetzbaren Ausgaben, reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Aufgaben zurückgegeben werden, und erhöht so die allgemeine Aufgabenerfüllungsrate. |
| Sequentieller Geschäftsprozess | Gruppen können Stufen eines Prozesses repräsentieren, aber die genaue Reihenfolge der Schritte kann nicht durchgesetzt werden. Das manuelle Verschieben von Aufgaben zwischen Gruppen und das manuelle Ändern von Status sind beides fehleranfällige Prozesse, die bei großen Teams, die mit vielen Aufgaben zu tun haben, zu Verwirrung und veralteter Darstellung führen können. | Es gibt eine klar definierte und durchsetzbare Reihenfolge der Stufen. Aufgaben bewegen sich automatisch zwischen den Stufen basierend auf vordefinierten Szenarien, was die Benutzer von der Last befreit, zu entscheiden, welche Stufe als nächstes kommt oder wohin eine Aufgabe zurückgegeben werden soll. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, bewegt sie sich automatisch zur nächsten relevanten Stufe, was Effizienz und Genauigkeit gewährleistet. |
