Der Markt für Workflow-Management-Systeme wird immer dichter. Es gibt viele neue Teilnehmer sowie etablierte Unternehmen. Process Street und Kissflow sind zwei der prominentesten Spieler, die zwei etwas unterschiedliche Marktsegmente ansprechen. Kissflow konzentriert sich auf Unternehmen, während Process Street sich an das SMB-Segment richtet. Wir überprüfen die beiden Systeme basierend auf dem Feedback, das wir von Pneumatic-Nutzern und Kunden erhalten haben.
Kissflow ist ein schweres Unternehmenssystem, das Ihnen die Möglichkeit bietet, für einige Prozesse ordnungsgemäße sequenzielle Workflows und für andere Kanban-Boards zu verwenden. Workflows werden als Flussdiagramme gestaltet. Kissflow bietet auch Unterstützung für parallele Aufgaben in Workflows, d.h. Aufgaben, die in beliebiger Reihenfolge abgeschlossen werden können.
Das Kernteam von Kissflow ist schon sehr lange dabei, hat mehrere Produkte durchlaufen und mehrere Male eine Neuausrichtung vorgenommen. Nach einer Reihe von Iterationen wurde Kissflow gestartet, zunächst als Workflow-Ersteller für Google Apps, im Laufe der Jahre wurde die Nabelschnur zu Google Apps durchtrennt, und das Produkt entwickelte sich zu einem vollwertigen Workflow-Management-System.
Als etablierter Spieler prüft Kissflow die Interessenten gnadenlos: es gibt keinen kostenlosen Plan, und um sich für ein Testkonto anzumelden, müssen Sie zuerst mit ihrem Vertreter sprechen, der Ihren Bedarf bewertet und Ihnen von Anfang an den besten kostenpflichtigen Plan vorschlägt. Der Mindestplan ist für 20 Nutzer.
Process Street legt Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Es präsentiert sich als Workflow-Management-System, bietet Ihnen aber standardmäßig Checklisten an, die Sie durch die Kennzeichnung einiger oder aller Elemente als Stop-Aufgaben zu Workflows weiterentwickeln können.
Process Street ist in relativen Begriffen ein Neuling auf dem Markt und hat sein Produkt erst Ende der 2010er Jahre auf den Markt gebracht. Sie waren jedoch bei der Kapitalbeschaffung wesentlich erfolgreicher und haben rund 12,2 Millionen aufgebracht.
Process Street hatte ursprünglich einen kostenlosen Plan mit einer Reihe von Einschränkungen, hat diesen aber seitdem aufgegeben. Sie können jedoch so klein anfangen, wie Sie möchten, sogar mit einem Benutzer. Darüber hinaus gibt es keine Hürden, um die 7-Tage-Testversion zu nutzen. Sie können sie selbst aktivieren und abschließen.
| Kissflow |
Process Street |
|
|---|---|---|
| Vorteile | Unterstützung für sequenzielle Workflows Unterstützung für parallele Schritte in Workflows Unterstützung für Kanban-Boards Datenbanken im System Eine große Auswahl an nativen Integrationen |
Vertraute Tabellenansichten überall Einfacher Start Unterstützung für Checklisten Stop-Aufgaben für sequenzielle Fertigstellung Gastbenutzer |
| Nachteile | Kein kostenloser Plan Kein Test ohne Demo Keine Gastbenutzer Der Einstiegsplan ist ziemlich teuer (360 $ pro Monat) |
Alle Workflows sind standardmäßig Checklisten Eingeschränkte Aufgabenverwaltungsfähigkeit Keine Kanban-Boards |
Bei Process Street ist das Entwerfen eines neuen Workflows so einfach wie das Hinzufügen von Zeilen zu einer Tabelle in einer Tabelle. Sie fügen einfach neue Zeilen hinzu und bearbeiten dann jeden Schritt, um ihn mit Datenfeldern und Beschreibungen zu erweitern.
Bei Kissflow erhalten Sie eine Flussdiagrammansicht, zu der Sie Kästchen hinzufügen. Dann gehen Sie in jedes einzelne, um Datenfelder, Beschreibungen und andere Funktionen hinzuzufügen.
Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. Die Process Street-Methode wirkt unmittelbarer oder einfacher, wenn Sie noch nicht viel Erfahrung mit Flussdiagrammen haben. Der Kissflow-Ansatz ist akademischer und repräsentiert Workflows besser.
Es sollte beachtet werden, dass, wenn Sie einen neuen Kissflow-Blueprint erstellen, der Workflow ein sequenzieller Prozess ist, bei dem die Schritte aufeinander folgen. Wenn ein neuer Workflow aus einem Blueprint ausgeführt wird, werden den Benutzern auch sequenziell Aufgaben zugewiesen.
Bei Process Street ist der Standardmodus Checklisten. So zeigt ein neuer Workflow-Lauf den Benutzern alle Schritte auf einmal und ermöglicht es ihnen, die Listenelemente in beliebiger Reihenfolge “abzuschließen” oder abzuhaken. Eine sequenzielle Zuweisung und Fertigstellung kann mit Stop-Aufgaben erzwungen werden.
Keines der Systeme bietet standardmäßig eine spezielle Aufgabenansicht, obwohl Sie in beiden Filter anwenden können, um nur Ihre Aufgaben zu sehen.
Beide Systeme zeigen Ihnen in der Standardansicht “alles”, d.h. alle Prozesse und, im Falle von Process Street insbesondere, alle Aufgaben in jedem Prozess.
In Kissflow gibt es die Möglichkeit, mehrere Filter anzuwenden, um nur die Aufgaben zu sehen, die Ihnen gerade zugewiesen sind, dennoch bedeutet das, dass Sie eine Reihe von Hürden überwinden müssen, um zu sehen, was Sie sehen müssen.
Dies kann für einfache Mitarbeiter suboptimal sein, die einfach nur sehen müssen, was sie jetzt tun müssen, im Gegensatz zu Managern, die den Fortschritt der Prozesse verfolgen müssen.
Warum wir glauben, dass es wichtig ist, getrennte Ansichten zu haben.
Wir glauben, dass:
Workflow- und Operations-Management sollte sich an den COO und Personen in der Betriebsleitung richten, die mit dem Konzept der Geschäftsprozessgestaltung und -optimierung vertrauter sind.
Für den Rest des Teams ist dies möglicherweise nicht notwendig. Und kann nur dazu führen, dass es schwieriger wird, neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Besonders in der Phase des starken Wachstums.
Deshalb glauben wir, dass die Plattform den Benutzern idealerweise eine vereinfachte Aufgabenansicht bieten sollte, die ähnlich ist wie die beliebten und bekannten Aufgabenmanager, wie Trello oder Asana
Kissflow gibt Ihnen die Möglichkeit, Kanban-Boards zu erstellen und damit zu arbeiten, was sicherlich von den agil denkenden unter uns geschätzt wird.
Process Street bietet überhaupt keine solche Option - es sind durchweg Checklisten, die mit Stop-Aufgaben in Workflows umgewandelt werden können.
Wenn also Kanban-Boards Ihre Waffe der Wahl sind, sollten Sie wahrscheinlich Process Street meiden, da es nicht ganz Ihren Vorstellungen entspricht.
Process Street ist auf Workflows und Workflow-Läufe ausgerichtet; Kissflow nennt sie Workflow-Blueprints und Workflows.
In Process Street sind alle Ansichten Tabellenansichten, die Sie filtern können, um Workflow-Läufe basierend auf spezifischen Workflows oder anderen Parametern zu sehen.
Kissflow bietet Kacheln, die auf vielfältige Weise gefiltert werden können. Kanban- und Workflow-Kacheln sehen unterschiedlich aus, befinden sich aber alle am selben Ort.
Die Tabellenansichten, die Sie in Process Street finden, werden den meisten Menschen wahrscheinlich vertrauter aussehen, da wir alle schon einmal Tabellenkalkulationen verwendet haben.
Bedingungen sind in beiden Systemen ziemlich einfach - Sie können Datenfelder aus Ihren Workflows verwenden, um spezifische Schritte anzuzeigen oder zu verbergen. Das Einrichten von Bedingungen in Process Street kann schwieriger sein, da es standardmäßig keine sequenzielle Fertigstellung von Aufgaben erzwingt. Daher gibt es keine Möglichkeit zu wissen, ob das spezifische Datenstück, von dem eine Bedingung abhängt, bereits eingegeben wurde. Aus diesem Grund betont Process Street die Verwendung von Formularen, die Sie dazu zwingen, Daten einzugeben, bevor Sie einen neuen Workflow-Lauf starten können.
Kissflow verwendet standardmäßig sequenzielle Workflows, so dass Sie, wenn Sie eine Bedingung zu einem bestimmten Schritt hinzufügen, sicher davon ausgehen können, dass alle Informationen, die in einem früheren Schritt der Sequenz eingegeben werden sollen, verfügbar sein werden.
Process Street ermöglicht es Ihnen, Gäste zu Ihren Workflow-Läufen einzuladen. Ein Gast ist jemand, der kein Konto in Process Street hat, aber über einen Link auf einen Workflow-Lauf zugreifen und einige Eingaben liefern oder sogar einen Schritt abschließen kann.
Diese Funktion ist unverzichtbar in Workflows, bei denen Sie mit Kunden oder Lieferanten interagieren müssen oder bei denen bestimmte Schritte die Genehmigung von Dritten erfordern könnten, wie wenn Ihr Unternehmen an einem Design für einen Kunden arbeitet, müssen Sie möglicherweise den Kunden die ersten Spezifikationen, dann den ersten Entwurf usw. abzeichnen lassen.
Es ist auch eine wichtige Funktion bei der Einstellung, da sie es Ihnen ermöglicht, Kandidaten zu Ihren Workflows einzuladen und Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, das Durchführen von technischen Interviews usw. zu erledigen.
Kissflow unterstützt überhaupt keine Art von Gastbenutzern: Wenn Sie mit jemandem in Kissflow zusammenarbeiten möchten, müssen Sie ihn als zahlenden Benutzer zu Ihrem Konto hinzufügen.
Beide Systeme bieten diese leistungsstarke Funktion: Sie können bestimmte Workflows so einrichten, dass sie regelmäßig zu einem geplanten Zeitpunkt ausgeführt werden. Dies kann für Routineprozesse unerlässlich sein.
Die Option ist unverzichtbar für Situationen, in denen der gleiche Prozess regelmäßig wiederholt werden muss, wie zum Beispiel Mitarbeiterbewertungen oder Kundenbindungsprozesse - Sie möchten, dass das System Sie daran erinnert, dass es Zeit ist, eine Leistungsbewertung für einen Mitarbeiter durchzuführen oder sich mit einem alten Kunden in Verbindung zu setzen.
Workflows hängen von der Weitergabe und dem Austausch von Informationen zwischen den Teams ab. Process Street lässt Sie Informationen über Formulare bereitstellen und verschiedene Arten von Objekten zu Ihren Checklisten-Elementen hinzufügen, die in anderen Schritten wiederverwendet werden können.
Kissflow bietet genau die gleichen Möglichkeiten: Sie fügen Ihren Schritten Datenfelder hinzu, und diese können dann in nachfolgenden Schritten im Prozess wiederverwendet werden, um Informationen weiterzugeben.
Datenfelder werden verwendet, um die Ergebnisse jedes Schritts in einem Workflow an die nächste Stufe zu übergeben.
Zum Beispiel könnte in einem Lead-Qualifizierungsprozess das anfängliche Screening das Sammeln einiger grundlegender Informationen über den Lead beinhalten, einschließlich Kontakte. Wenn ein Pre-Sales-Vertreter den Lead mit dem ICP des Unternehmens, dem idealen Kundenprofil, abgleichen kann, wird er an den Inside Account Representative weitergegeben. Und so weiter, bis der Lead vollständig qualifiziert ist und alle relevanten Daten als Ausgaben des Prozesses enthalten sind.
Process Street verfügt über einen Analysebereich, der es den Benutzern ermöglicht, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, außerdem können alle Daten in den Workflow-Tabellenansichten in .csv-Dateien exportiert werden für eine weitergehende tiefe Analyse.
Kissflow bietet leistungsfähige Unternehmens-Berichtsfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, alle Arten von benutzerdefinierten Berichten zu erstellen, wie z.B. Anwesenheitsberichte, Leistungsberichte, Fortschrittsberichte usw. Zusätzlich hat jeder laufende Workflow einen Feed, in dem Sie die neuesten Aktivitäten im Workflow sehen und Kommentare für Ihre Kollegen posten können.
Mit ihrem Fokus auf das Unternehmenssegment qualifiziert Kissflow die Kunden im Vorfeld stark: Es gibt keine Möglichkeit, sich für ein Testkonto anzumelden und das System still “zu durchsuchen”. Ihre Erfahrung beginnt mit einer geplanten Einzel-Demo, dann einer betreuten Testphase und schließlich müssen Sie für mindestens 20 Benutzer bezahlen.
Process Street gibt Ihnen die Möglichkeit, sich für eine kostenlose Testversion anzumelden und das System selbst zu testen.
Kissflow verfolgt offensichtlich eine aggressivere Strategie zur Vorqualifizierung ihrer Leads und zur Trennung der Spreu vom Weizen. Da sie schon relativ lange auf dem Markt sind, wissen sie wahrscheinlich, wer ihr idealer Kunde ist und wollen keine Zeit und Ressourcen für Konten verschwenden, die noch nicht bereit sind, sich ernsthaft für eine Workflow-Optimierung zu engagieren.
Process Street ist noch in einer Phase, in der sie ein weites Netz auswerfen, um zu sehen, welche Fische gefangen werden. Sobald Sie sich für die Testversion angemeldet haben, bieten sie zahlreiche Bibliotheksprozesse und Beispiele, von denen Sie auf eigene Faust lernen können. Ein Demogespräch ist jedoch immer nur einen Klick entfernt.
