Wie automatisiere ich meinen Workflow?

Automatisierung ist der Schlüssel zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen und zur Steigerung der Produktivität. Wenn Sie einen Workflow haben, den Sie wiederholt in Ihrer Organisation durchführen, können Sie Zeit sparen und die Effizienz verbessern, indem Sie ihn automatisieren. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Sie Ihren Workflow auf drei Ebenen automatisieren können, beginnend mit der Implementierung des Workflows und bis hin zur Top-Level-Orchestrierung.

Level Eins: Implementieren Sie Ihren Workflow in einem Workflow-Management-System

Der erste Schritt bei der Automatisierung Ihres Workflows besteht darin, ihn in einem Workflow-Management-System wie Pneumatic zu implementieren. Erstellen Sie eine Workflow-Vorlage, die die Reihenfolge der Schritte skizziert, die zur Durchführung einer bestimmten Geschäftstätigkeit erforderlich sind, und starten Sie einen neuen Workflow, wann immer Sie diese Aufgabe ausführen müssen. Das Workflow-Management-System weist automatisch Aufgaben Ihren Teammitgliedern zu und benachrichtigt sie, wenn eine bestimmte Phase abgeschlossen ist. Dies beseitigt die Notwendigkeit, zugewiesene Aufgaben manuell zu verfolgen, und ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt jedes Workflows in Echtzeit zu überwachen.

Level Zwei: Integration mit Drittanbieter-Software-Systemen

Sobald Sie Ihre Workflow-Vorlage in Pneumatic haben, können Sie diese integrieren mit Drittanbieter-Softwaresystemen, die Ihr Team verwendet. Integrationen können erstellt werden, um die Aufgabenerfüllung in Pneumatic zu automatisieren oder das Ausführen bestimmter Aktionen in einem Drittanbieter-Softwaresystem zu automatisieren. Zum Beispiel, wenn Ihr Geschäftsprozess die Erstellung und Modifikation eines Google Doc-Dokuments beinhaltet, können Sie eine Integration einrichten, die automatisch ein neues Dokument erstellt, wenn ein neuer Workflow gestartet wird und Links dazu an alle relevanten Mitglieder Ihres Teams sendet. Ebenso kann Ihr Workflow-Management-System automatisch diese E-Mails senden, indem es Informationen aus den relevanten Datenfeldern in Ihrem Workflow erhält, wenn ein Schritt das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen an bestimmte Personen erfordert. Integrationen funktionieren in beide Richtungen in Pneumatic, sodass Sie Workflows basierend auf Ereignissen in Drittanbietersystemen auslösen und die resultierenden Daten an diese Plattformen liefern können. Automatisierte Aktionen können auch am Anfang und am Ende von Aufgaben innerhalb eines Workflows ausgelöst werden.

Level Drei: Top-Level-Orchestrierung

Sobald Sie alle Integrationen eingerichtet und das Starten von Workflows automatisiert haben, kann Ihr Workflow-Management-System als Top-Level-Orchestrierungssystem fungieren. Es kann Aufgaben an die relevanten Teammitglieder senden und sie zu den Anwendungen leiten, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben verwenden müssen. Diese Einrichtung minimiert menschliche Fehler und maximiert die Effizienz der Abläufe, was sie zu einer idealen Einrichtung für das Workflow-Management macht.

Zusammenfassung

Die Automatisierung Ihrer Workflows in einem Workflow-Management-System wie Pneumatic und deren Integration mit Drittanbieter-Software-Systemen kann Ihr Geschäftsprozessmanagement erheblich verbessern. Durch die Eliminierung manueller Verfolgung, Automatisierung der Aufgabenerfüllung und das Leiten von Teammitgliedern zu den Anwendungen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben verwenden müssen, können Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Effizienz verbessern. Mit Pneumatic ist die Automatisierung von Workflows ein einfacher Prozess, der in nur wenigen Schritten durchgeführt werden kann. Durch die Implementierung der Automatisierung auf allen drei Ebenen - Implementierung von Workflows, Integration mit Drittanbieter-Software und Aufbau einer Top-Level-Orchestrierungslösung - können Sie Ihr Workflow-Management optimieren und die allgemeine Geschäftsproduktivität verbessern.