Wie kann ich meine Arbeitsabläufe verbessern?

Die Verbesserung von Workflows ist ein iterativer Prozess, der eine kontinuierliche Analyse und Verfeinerung beinhaltet, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten. Glücklicherweise wurde Pneumatic von Grund auf mit kontinuierlicher Verbesserung im Sinn entwickelt. Workflow-Vorlagen können leicht bearbeitet werden, wobei alle Änderungen, die Sie vornehmen, in Echtzeit auf laufende Workflows angewendet werden. In diesem Beitrag werden wir diskutieren, wie man Workflows verbessert, indem man Statistiken analysiert, Engpässe identifiziert und Workflow-Vorlagen bearbeitet, um Probleme zu beheben.

Benchmarks festlegen

Jede Verbesserung macht nur Sinn, wenn Sie klar definierte Kriterien für das Endziel haben, das Sie erreichen wollen. Sobald Sie also eine Workflow-Vorlage erstellt haben, möchten Sie Erwartungen daran setzen, wie lange dieser Art von Workflow im Durchschnitt benötigen sollte, wie viel Zeit für jeden Schritt aufgewendet werden sollte usw.

Daten sammeln

Sobald Sie Leistungskriterien für Ihren Geschäftsprozess festgelegt haben, ist der nächste Schritt die Datenerfassung. Sie müssen die realen Metriken Ihrer Workflow-Leistung erfassen, um zu sehen, ob Sie die Ziele, die Sie für diesen Geschäftsprozess festgelegt haben, erreichen. Auf diese Weise können Sie auf Probleme aufmerksam gemacht werden, die auftreten könnten, sobald Sie Workflows aus der Vorlage starten: Einige Stufen könnten viel länger dauern als erwartet, oder ganze Workflows könnten von Ihrem Team aufgegeben werden. Denken Sie daran, dass die frühzeitige Identifizierung dieser Probleme tatsächlich eine gute Sache ist.

Planen Sie, wie Sie die Probleme angehen

Sobald Probleme erkannt wurden, ist der nächste Schritt die Planung von Korrekturmaßnahmen. Wenn beispielsweise eine bestimmte Stufe immer zu lange dauert, müssen Sie sie möglicherweise in mehrere Teilaufgaben unterteilen, um sie handhabbarer zu machen. Alternativ könnten Sie der Stufe mehr Ressourcen zuweisen, um den Prozess zu beschleunigen.

Die Behebung von Problemen mit Ihren Workflows bedeutet, dass Sie in die zugrundeliegende Workflow-Vorlage zurückkehren und sie entsprechend bearbeiten. Sie könnten beispielsweise mehr Ausführende einer bestimmten Stufe im Prozess zuweisen, zusätzliche Schritte hinzufügen oder eine Checkliste in einem Schritt einfügen, um ihn besser zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle Ausführenden, die ihm zugewiesen sind, wissen, was jeder von ihnen tun soll.

Spülen, Wiederholen

Die kontinuierliche Verbesserung hört nie auf, und die Verfeinerung von Workflows ist ein iterativer Prozess: Sie nehmen Änderungen vor und schauen dann wieder auf die Workflow-Metriken, um zu sehen, ob sich die Dinge verbessert haben. Es ist durchaus üblich, dass bei Verbesserungen in einem Bereich Probleme in einem anderen entdeckt werden, daher möchten Sie Ihre Workflows weiterhin verfolgen und überwachen.